Договір про забезпечення електронного документообігу платника податків
ДОГОВІР № ________
про забезпечення електронного документообігу платника податків з Державною податковою інспекцією засобами телекомунікаційного зв’язку
“____” ____________ 200 р.
Державна податкова інспекція (далі – ДПІ) Переяслав – Хмельницькій ОДПІ в особі керівника, Піщанської Світлани Іванівни, який діє відповідно до Закону України “Про державну податкову службу в Україні” та Положення про Державну податкову інспекцію, з одного боку, і платник податку
_____________________________________________ в особі __________________________________,
який діє на підставі ____________________________________________ (далі – Платник податків), з другого боку, (далі – Сторони) з метою спрощення надання звітності платниками податків до ДПІ та зменшення часу на відшкодування ПДВ платникам, які мають на це право, з використанням телекомунікаційних каналів зв’язку та керуючись чинним законодавством України уклали цей договір про наступне:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРУ
1.1. Предметом договору є включення Платника податків в систему подання податкових документів (податкової звітності, податкових накладних, реєстрів податкових накладних) в електронному вигляді до ДПІ засобами телекомунікаційного зв’язку.
2. ПОРЯДОК ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
2.1. Порядок подання податкових документів Платником податку до органів державної податкової служби (далі – ДПС) засобами телекомунікаційного зв’язку здійснюється відповідно до Законів України “Про електронний документообіг”, “Про електронний цифровий підпис” та Інструкції щодо процесу підготовки і подання податкових документів засобами телекомунікаційного зв’язку (далі – Інструкція), яка є невід’ємною частиною Договору (додаток 1).
2.2. Невід’ємним реквізитом електронних документів є електронний підпис, накладений за допомогою програмного забезпечення для шифрування та підписування даних, що безкоштовно надається ДПІ Платнику податків.
2.3. Електронний підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо електронний підпис:
відповідає Закону України “Про електронний цифровий підпис” (ст. 5, абзац 2);
відповідає п. 2.2 Договору;
особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, що знаходиться в ДПІ.
2.4. Електронні документи можуть бути надіслані до ДПІ засобами телекомунікаційного зв’язку, що здатні провести доставку електронних податкових документів Платника податків до органів ДПС.
2.5. Документ, підготовлений згідно з вимогами Інструкції із застосуванням електронного підпису (відповідно п. 2.3 Договору) та шифрування, поданий в електронному вигляді до ДПІ засобами телекомунікаційного зв’язку, вважається оригіналом.
2.6. ДПІ не визнає електронні податкові документи, передані на її адресу після отримання ДПІ повідомлення про компрометацію закритих ключів Платника податків до моменту надання інших ключів.
2.7. Підтвердженням Платнику податків передачі звітних документів до ДПІ засобами телекомунікаційного зв’язку є квитанція в електронному вигляді про те, що документи сформовано коректно та прийнято в базу даних ДПС. Ця квитанція надсилається ДПІ до Платника податків на електронну адресу, що зазначена в анкетних даних Платника податків (додаток 2).
2.8. Якщо на адресу Платника податків не надійшла квитанція (п. 2.7) про прийняття електронних документів, документ вважається не надісланим.
2.9. Якщо Платник податків надіслав на електронну адресу ДПІ декілька примірників одного податкового документу (у разі уточнення, неотримання квитанцій підтвердження тощо), то оригіналом вважається документ, надісланий до органів ДПС останнім до закінчення граничного терміну подання податкової звітності, якщо його було сформовано коректно, прийнято в базу даних ДПС та Платнику податків надійшло про це повідомлення.
2.10. Податкові документи можуть бути надіслані до ДПІ засобами телекомунікаційного зв’язку в будь-який зручний для Платника податків час. Для того, щоби податкова звітність та реєстр податкових накладних вважались поданими вчасно, вони мають бути надіслані не пізніше встановленого терміну подачі звітності в паперовому вигляді. Платник податків повинен самостійно визначити кінцевий термін відправлення податкових документів в електронному вигляді із врахуванням часу на своєчасну доставку документів до ДПІ у випадку можливого пошкодження телекомунікаційного зв’язку або при ненадходженні квитанції про прийняття електронних документів (п. 2.8). Звітність, що була отримана ДПІ пізніше граничного терміну в паперовому або електронному вигляді, вважається поданою з порушенням терміну.
2.11. Податкові накладні надсилаються Платником податків на електронну адресу органів ДПС та автоматично пересилаються на електронну адресу контрагента Платника у разі, якщо той включений в систему подання податкових документів в електронному вигляді до ДПІ засобами телекомунікаційного зв’язку. Після отримання електронної квитанції-підтвердження від контрагента, податкова накладна заноситься у відповідні реєстри отриманих та виданих податкових накладних Платника податків та його контрагента.
2.12. Якщо податкова накладна, що була передана на електронну адресу органу ДПС, не була узгоджена з контрагентом Платника податків до подачі реєстру податкових накладних, тоді вона не вважається прийнятою в строк. В такому випадку Платник податків повинен володіти такими податковими накладними в паперовому вигляді.
3. ОБОВ’ЯЗКИ І ПРАВА СТОРІН
3.1. Платник податків зобов’язаний:
3.1.1. Використовувати електронний підпис, відкритий ключ якого знаходиться в ДПІ, для захисту інформації електронних документів при передачі засобами телекомунікаційного зв’язку.
3.1.2. Отримати програмне забезпечення для шифрування й підписування даних з відкритим ключем ДПІ та самостійно згенерувати особисті відкритий та закритий ключ електронного підпису із використанням даного програмного забезпечення.
3.1.3. Надати анкетні дані підприємства, організації, установи (додаток 2) та особисті відкриті ключі до ДПІ на магнітному носії та в роздрукованому вигляді (додаток 3). Якщо податкова звітність буде передаватись на електронну адресу ДПІ через Посередника, якому юридично надано право здавати за Платника податків його податкову звітність, то необхідно також надати анкетні дані Посередника згідно додатку 2. В такому випадку даний Договір повинен бути укладений між Платником податків та ДПІ, Посередником та ДПІ та окремий договір між Платником податків та Посередником.
3.1.4. Зберігати дискету протягом дії договору з записаними закритими ключами електронного підпису з метою уникнення її псування, втрати або використання іншими, не уповноваженими на те особами.
3.1.5. Протягом доби передати повідомлення в електронному та паперовому вигляді до Податкової інспекції при втраті контролю за використанням закритих ключів, незалежно від наявності чи відсутності інформації про їх несанкціоноване використання.
3.1.6. До дня подачі звітності повідомляти по телефону та в письмовому вигляді Податкову інспекцію в разі пошкодження особистого ключа, що унеможливлює його використання.
3.1.7. При зміні інформації, що використовується для формування ключів електронного підпису (додаток 2), ключі електронного підпису вважаються недійсними, тому Платник податків зобов’язаний негайно (протягом трьох робочих днів після зміни цієї інформації) повідомити ДПІ про таку зміну та надати нові відкриті ключі електронного підпису.
3.1.8. Вести архів файлів, надісланих до ДПС та отриманих від ДПС та зберігати його протягом терміну, передбаченому чинним законодавством для податкової звітності на паперових носіях.
3.1.9. Під час перевірки Платника податків на вимогу ДПІ надавати оригінали звітних документів, які були передані засобами телекомунікаційного зв’язку. Документи надавати у паперовому вигляді, завірені печаткою та підписами посадових осіб. Основним при перевірці вважається документ, надісланий останнім до закінчення граничного терміну подання податкової звітності до органів ДПС засобами телекомунікаційного зв’язку, якщо Платнику податків було надіслано квитанцію (п. 2.7), що документи сформовано коректно та прийнято в базу даних ДПС.
3.2. Платник податків має право:
3.2.1. До завершення граничного терміну подання звітності, повторно передавати звітність засобами телекомунікаційного зв’язку у випадку внесення до неї змін.
3.2.2. До завершення граничного терміну подання звітності, повторно передавати податкові документи засобами телекомунікаційного зв’язку у разі неотримання протягом доби підтвердження від ДПІ про приймання надісланих електронних документів або при отриманні повідомлення про некоректно заповнені електронні податкові документи.
3.3. ДПІ зобов’язана:
3.3.1. Надати Платнику податків безкоштовне програмне забезпечення для шифрування й підписування даних, до бази сертифікатів якого вже занесено відкритий ключ ДПІ.
3.3.2. Прийняти від Платника податків його особисті відкриті ключі електронного підпису для забезпечення розшифрування та аутентифікації надісланих Платником електронних податкових документів засобами телекомунікаційного зв’язку.
3.3.3. Внести Платника податків до бази сертифікатів ДПІ на основі поданих ним відкритих ключових елементів та підписаного Договору.
3.3.4. Повторно внести Платника податків до бази сертифікатів ДПІ на основі поданих ним нових відкритих ключових елементів у випадку втрати або пошкодження Платником податків особистих ключів електронного підпису, навмисної або необережної передачі їх третій особі та у випадку порушення Платником податку п. 3.1.4 Договору.
3.3.5. Відправити повідомлення на електронну адресу Платника податків про внесення його до бази сертифікатів ДПІ.
3.3.6. Забезпечити приймання та обробку електронних податкових документів Платника податків в порядку і терміни, визначені чинним законодавством.
3.3.7. Відправляти повідомлення на електронну адресу Платника податків, що зазначена в анкетних даних (додаток 2), про отримання, коректність заповнення електронних документів, надісланих платником, та їх завантаження до бази даних ДПС.
3.3.8. Відправити повідомлення на електронну адресу Платника податків про відмову у прийманні електронних податкових документів, переданих на адресу ДПІ, після отримання повідомлення в електронному вигляді про компрометацію закритих ключів Платника податків згідно п. 3.1.5.
3.3.9. Забезпечувати зберігання i конфіденційність отриманих електронних документів.
3.3.10. Протягом доби передати повідомлення в електронному вигляді всім платникам податків, що уклали Договір з даною ДПІ, у випадку втрати контролю за використанням закритих ключів, та переслати новий відкритий ключовий елемент ДПІ.
3.4. ДПІ має право:
3.4.1. Запроваджувати нові програмно-технічні та технологічні засоби, розроблені для поліпшення електронного документообігу платника податків з Державною податковою інспекцією засобами телекомунікаційного зв’язку.
3.4.2. Відправляти повідомлення платникам податків у випадку запровадження ДПС нових форм податкової звітності, форматів електронних документів, програмно-технічних та технологічних засобів для поліпшення електронного документообігу.
4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ СТОРІН
4.1. За невиконання або неналежне виконання обов’язків за цим договором Сторони несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України.
4.2. Платник податків несе відповідальність за недотримання термінів подання податкових документів до ДПІ згідно з чинним законодавством та за недостовірність податкових документів, переданих засобами телекомунікаційного зв’язку.
4.3. Платник податків несе відповідальність за невідповідність надісланих електронних податкових документів до затвердженого ДПС формату, що описаний в п. 1.1.1 додатку 1 цього Договору, що може виникнути в разі використання нерекомендованого ДПС програмного забезпечення.
4.4. ДПІ не несе відповідальність за збої в обміні інформацією, що виникли внаслідок несправності каналів зв’язку, відключення та перебої в мережах живлення, несправності апаратних засобів Платника податків.
5. ПОРЯДОК ВИРІШЕННЯ СПІРНИХ ПИТАНЬ
5.1. Спори між Сторонами вирішуються шляхом переговорів (згідно с додатком 4, який є невід’ємною частиною Договору), а при недосягненні згоди – у судовому порядку. Підставою для визначення спорів є протоколи обміну інформацією, електронні архіви Платника податків та електронні архіви ДПІ.
5.2. Всі питання, що не знайшли врегулювання у цьому Договорі, вирішуються відповідно до чинного законодавства України.
6. ФОРС-МАЖОР
6.1. Сторони звільняються від відповідальності за повне або часткове невиконання будь-якого з положень цього Договору, якщо це невиконання сталося внаслідок причин, які перебувають поза сферою контролю Сторін. Такими причинами є: стихійні лиха, екстремальні погодні умови, пожежі, війни, страйки, воєнні дії (далі – форс-мажор).
6.2. Період зняття відповідальності починається від моменту надання Стороною (довідка Торгово-промислової палати України), яка потрапила під дію форс-мажорних обставин, відповідних документів, які б підтверджували наявність форс-мажорних обставин, та закінчується або мав би закінчитися, якщо ця Сторона виконала дії, які мали б привести до виходу з форс-мажору.
6.3. Форс-мажор автоматично продовжує термін виконання зобов’язань на весь період його дії та ліквідації наслідків.
7. ТЕРМІН ДІЇ ДОГОВОРУ
7.1. Договір набирає чинності від моменту його підписання Сторонами.
7.2. Договір діє протягом одного року з моменту його підписання.
7.3. У випадку порушення Платником податку пп. 3.1.4-3.1.7 ДПІ має право розірвати договір, попередивши письмово про це Платника податку у місячний термін.
8. ЮРИДИЧНІ АДРЕСИ І ПІДПИСИ СТОРІН
Державна податкова інспекція: Платник податку:
08400 Київська область
м. Переяслав - Хмельницький
вул.. Б.Хмельницького, 54
тел.(04467) 5 - 18 - 78
___________________________С. І. Піщанська ______________________________
(підпис) (підпис)
“____”_________________ 200_ р. “____”_________________ 200_ р.
Додаток 1
до Договору про забезпечення електронного документообігу платника податків з Державною податковою інспекцією засобами телекомунікаційного зв’язку
ІНСТРУКЦІЯ
ЩОДО ПІДГОТОВКИ І ПОДАННЯ ПОДАТКОВИХ ДОКУМЕНТІВ
ЗАСОБАМИ ТЕЛЕКОМУНІКАЦІЙНОГО ЗВ’ЯЗКУ
1. Загальні вимоги до подання податкових накладних та звітних документів
1.1. Для забезпечення можливості передачі податкових документів до ДПІ засобами телекомунікаційного зв’язку з робочого місця Платника податків повинні бути виконані такі умови:
1.1.1. На комп’ютері Платника податків повинно бути встановлено програмне забезпечення для підготовки податкових документів, яке формує електронний документ у вигляді XML-файла або РСК-файла. Формат XML-файлів податкової звітності повинен відповідати наказу ДПА України від 03.05.2006 № 242 „Про затвердження формату (стандарту) електронного документа звітності платників податків”. Формат РСК-файлів відповідає формату файлів звітності програми підготовки звітності „БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС” версії 8.20.000 та вище.
1.1.2. На комп’ютері Платника податків повинно бути встановлено програмне забезпечення шифрування та накладання електронного підпису.
1.1.3. Комп’ютер Платника податків повинен мати можливість відправки звітного документа на електронну адресу органів ДПС.
1.2. Платник податків здійснює формування податкових накладних, реєстру податкових накладних або податкової звітності згідно з чинним законодавством із застосуванням програмного забезпечення підготовки податкових документів, програмного забезпечення шифрування та підписування даних, керуючись Договором та Інструкцією.
2. Особливості передачі податкових документів
2.1. Податкова накладна, надіслана Платником податків до органів ДПС, вважається прийнятою після підтвердження контрагентом Платника податків даної накладної. Пересилання накладних контрагенту здійснюється органом ДПС у разі його включення до системи подання податкових документів в електронному вигляді до органів ДПС засобами телекомунікаційного зв’язку.
2.2. Після підтвердження податкової накладної контрагентом або в разі відмови в підтвердженні, орган ДПС надсилає відповідне повідомлення на електронну адресу Платника податків, що зазначена в анкетних даних (додаток 2).
2.3. Якщо податковий документ Платника податків прийнятий ДПІ засобами телекомунікаційного зв’язку, то на електронну адресу Платника податків передається підтвердження про прийняття або причини неприймання документу (окремих його складових).
2.4. Податкова звітність та реєстри податкових накладних в електронному вигляді надсилаються на електронну адресу: pkhmelnytskyi@odpa.kiev.ua
2.5. Податкові накладні в електронному вигляді надсилаються на електронну адресу: pkhmelnytskyi@odpa.kiev.ua
Додаток 2
“___ “ __________ 2006 р. до Договору про забезпечення електронного
документообігу платника податків з Державною податковою інспекцією засобами телекомунікаційного зв’язку
№___________ від_____________________
Bci поля обов’язкові для заповнення
Анкетні дані Платника податків
(підприємства, організації, установи) чи Посередника
1. Повна назва
2. Скорочена назва організації
3. Юридична адреса (у т.ч. поштовий індекс)
4. Фактична адреса (у т.ч. поштовий індекс)
5. Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ
6. Індивідуальний податковий номер
7. Номер Свідоцтва реєстрації платника ПДВ
8. Код районної ДПІ
9. Телефони (факс) організації з кодом міста
10. E-mail організації
Анкетні дані керівника підприємства
1. ПІБ
2. Паспортні дані (серія та номер паспорта, ким виданий, дата видачі)
3. Посада
4. Ідентифікаційний номер згідно ДРФО
5. Контактний телефон із вказівкою коду міста
Анкетні дані бухгалтера підприємства
1. ПІБ
2. Паспортні дані (серія та номер паспорта, ким виданий, дата видачі)
3. Посада
4. Ідентифікаційний номер згідно ДРФО
5. Контактний телефон із вказівкою коду міста
Контактна особа
1. ПІБ
2. Посада
3. Контактний телефон із вказівкою коду міста
Керівник
(підпис)
МП.
Додаток 3
“___ “ __________ 2006 р. до Договору про забезпечення електронного
документообігу платника податків з Державною податковою інспекцією засобами телекомунікаційного зв’язку
№___________ від_____________________
Bci поля обов’язкові для заповнення
Перелік відкритих ключових елементів Платника податків чи Посередника
Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ або ідентифікаційний номер згідно ДРФО
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
які будуть використовуватись у системі подання податкової звітності в електронному вигляді.
1. Ключовий елемент, який буде використовуватись для перевірки електронного підпису бухгалтера підприємства:
2. Ключовий елемент, який буде використовуватись для перевірки електронного підпису керівника підприємства:
3. Ключовий елемент, який буде використовуватись для шифрування електронних документів:
Керівник
_________________________ ____________________________
Ключові елементи отримав:
_________________________ ____________________________
Додаток 4
до Договору про забезпечення електронного документообігу платника податків з Державною податковою інспекцією засобами телекомунікаційного зв’язку
ПОРЯДОК
ВИРІШЕННЯ СПІРНИХ ПИТАНЬ МІЖ ДПІ ТА
ПЛАТНИКОМ ПОДАТКІВ, ПОВ’ЯЗАНИХ З АВТЕНТИЧНІСТЮ
ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ
1. У разі виникнення спірних питань, пов’язаних з автентичністю електронних документів та часу їх відправлення, зацікавлена сторона Договору направляє іншій стороні письмове повідомлення з обґрунтуванням причини своєї вимоги і вказівкою дати і номера електронного документа, що є предметом спору (далі – Вимога).
2. Вимога пред’являється і розглядається з письмовим наданням відповіді в терміни, передбачені податковим законодавством.
3. У випадку не врегулювання спору між сторонами Договору представники сторін Договору здійснюють вирішення спору шляхом визначення типу спору відповідно до пункту 7 цього Додатку в 10-ти денний термін із дня отримання зацікавленою стороною Договору відповіді на її Вимогу.
4. За наслідками вирішення спірних питань між сторонами Договору складається акт, в якому розкривається суть і тип спору, та який підписується представниками сторін Договору.
5. Для вирішення спору сторони Договору повинні надати наступні матеріали:
1) зовнішні носії ключової інформації;
2) спірний електронний документ у вигляді файлу;
3) електронний документ з підтвердженням.
6. При розгляді спору представниками сторін Договору перевіряється автентичність електронних документів, а також коректність ключової інформації.
7. Типи вирішення спорів і порядок їх розгляду:
1) Суперечка «заперечення відправлення електронного документа»: коли відправник стверджує, що електронний документ не відправлявся, а одержувач стверджує, що даний електронний документ був ним одержаний, вирішується таким чином:
- одержувач надає електронний документ;
- перевіряється автентичність наданого електронного документа;
- якщо наданий електронний документ справжній, конфлікт вирішується на користь одержувача. В решті випадків конфлікт вирішується на користь відправника.
2) Суперечка «заперечення отримання електронного документа»: коли одержувач стверджує, що електронний документ не був отриманий, а відправник стверджує, що даний електронний документ був ним відправлений, вирішується таким чином:
- відправник надає електронний документ з підтвердженням доставки електронного документа;
- перевіряється автентичність наданого електронного документа з підтвердженням доставки;
- якщо електронний документ з підтвердженням доставки справжній, конфлікт вирішується на користь відправника. В решті випадків конфлікт вирішується на користь одержувача.
3) Суперечка «відправлений електронний документ не відповідає прийнятому»: коли відправник стверджує, що відправлений ним електронний документ не відповідає прийнятому одержувачем електронному документу, а одержувач стверджує, що одержаний ним електронний документ відповідає відправленому відправником, вирішується таким чином:
- одержувач надає електронний документ;
- перевіряється автентичність наданого електронного документа;
- якщо наданий електронний документ справжній, конфлікт вирішується на користь одержувача. В решті випадків конфлікт вирішується на користь відправника.
E-mail Переяслав-Хмельницька ОДПІ pkhmelnytskyi@odpa.kiev.ua